5 tips voor het opzetten van een IT-strategie

5 tips voor het opzetten van een IT-strategie

Back-up van de cloud: niet een optie, maar een noodzaak

Back-up van de cloud: niet een optie, maar een noodzaak

Do you have a backup plan?
Efficiënter werken in de cloud: klaar voor de volgende stap?

Efficiënter werken in de cloud: klaar voor de volgende stap?

Efficiënt werken in de cloud

Clouddiensten zijn tegenwoordig zo ingeburgerd geraakt dat mensen vaak niet eens beseffen dat ze in de cloud werken. Sla je bijvoorbeeld bestanden op in OneDrive of gebruik je een online e-mailservice als Exchange Online? Dan profiteer je reeds van de voordelen die de cloud te bieden heeft.

Wil je echter volop gebruikmaken van de mogelijkheden, dan is het raadzaam om eens kritisch te kijken naar je efficiëntiegehalte. Veel MKB-bedrijven kunnen op dit gebied namelijk een flinke optimalisatieslag gebruiken, omdat zij de cloud voornamelijk gebruiken voor individuele apps en diensten. Wist je dat je de cloud ook kunt inzetten als verbindend platform om meer te realiseren, sneller te groeien en je te concentreren op zaken waarin je uitblinkt? Dit komt doordat je innovatiever en flexibeler opereert dan grote organisaties, terwijl je de beschikking hebt over enterprisetechnologie.

Wil je graag weten welk cloudplatform geschikt is voor jou? Start dan met het bepalen van de doelstellingen en uitdagingen binnen je organisatie. In deze blog geven we je enkele voorbeelden!

Organisatieprocessen stroomlijnen

Door werkstromen te vereenvoudigen vergroot je de bedrijfsefficiëntie. Stap bijvoorbeeld over op het automatisch scannen en herkennen van inkoopfacturen of digitaliseer goedkeuringsprocessen. Een cloudplatform stelt je in staat om diverse handmatige taken te automatiseren.

Intensiever klantcontact, meer informatie

Als je alle klant- en leadgegevens – zoals informatie over aankopen, supportactiviteiten en marketinginspanningen – in één centraal CRM-systeem verzamelt, kun je alle activiteiten van een klant met elkaar verbinden. Daardoor krijg je een totaalbeeld, dat je in staat stelt om een uitstekende service te bieden.

Data slim gebruiken

Tegenwoordig profiteren niet alleen grote bedrijven van big data. Een cloudplatform kan een verbindende factor zijn tussen diverse databronnen. Je kunt bijvoorbeeld administratie- en CRM-systemen ontsluiten om de gecombineerde data vervolgens te visualiseren met behulp van PowerBI. Aan de hand van deze nieuwe informatie kun je analyses maken om inzichten te verkrijgen die je een flinke voorsprong geven op de concurrentie.

Locatie-onafhankelijk en veilig samenwerken

Middels clouddiensten kunnen mensen locatie-onafhankelijk samenwerken op ieder apparaat. Laat je medewerkers kennismaken met vernuftige hulpmiddelen, zoals gedeelde beeldschermen, videogesprekken en digitale whiteboards. Als je met teamsites werkt, kunnen ze documenten op een eenvoudige manier delen. Verbind mobiele devices met cloudgebaseerde beheerdiensten om apps en diensten te leveren, de productiviteit voor je personeel te maximaliseren en je data goed te beschermen. Zo weet je zeker dat je organisatie geen risico loopt!

Vereenvoudigen van IT

Draaien je toepassingen op verschillende servers of werk je nog met lokale fysieke servers? Maak dan de overstap op een zakelijke cloud om aanzienlijk minder tijd in IT-beheer te hoeven steken!

Wet bescherming persoonsgegevens: 20% techniek en 80% beleid!

Wet bescherming persoonsgegevens: 20% techniek en 80% beleid!

Wet bescherming persoonsgegevens
ICT- en privacybeleid: noodzakelijk voor je organisatie?

ICT- en privacybeleid: noodzakelijk voor je organisatie?

ICT- en Privacybeleid noodzakelijk in jouw organisatie?
Wat te doen met een Microsoft SAM-audit?

Wat te doen met een Microsoft SAM-audit?

Microsoft SAM Audit

Als je een volume licentieovereenkomst voor Microsoft producten hebt, dan kan het zijn dat je op een gegeven moment een e-mail krijgt met de omschrijving “Microsoft Licentieinventarisatie – Software Asset Management”. De Software Asset Management, SAM in het kort, beheert software licenties in een onderneming. In een SAM-audit, wordt jou gevraagd om alle Microsoft-licenties uit het bedrijf aan te dragen.

Sinds 2014 heeft Microsoft zijn team in Nederland voor controle aanzienlijk uitgebreid om op basis van jouw licenties te controleren of jouw onderneming te veel of te weinig licenties heeft. Dit omvat ook de licenties die niet onder de volume licenties vallen. Microsoft controleert over het algemeen alle Microsoft licenties die in het hele bedrijf worden gebruikt.

Je hebt een brief van Microsoft – wat moet je nu doen?

Zoals altijd geldt ook hier: Blijf kalm. Lees eerst onze tips zodat je weet wat je wel en niet moet doen.

  • Neem de brief serieus! Vergeet in geen geval om te reageren en er mee aan de slag te gaan, want Microsoft is het ook niet vergeten en zal je er weer aan herinneren. Als je niet reageert op de e-mail of de herinnering, dan zal Microsoft uiteindelijk een audit/accountantskantoor inschakelen om jouw bedrijf te controleren. Vanaf dat moment word het erg duur voor je. Laat het niet zover komen.
  • Informeer je IT afdeling of je IT dienstverlener.
  • Idealiter heb jij, of heeft jouw IT dienstverlener, reeds documentatie waarin alle belangrijke gegevens, zoals licentie nummers, volume licentie overeenkomsten, aantal gebruikte pc’s, etc. vermeld staat. Belangrijker nog: zij moeten de licenties voor alle software kunnen aantonen. Deze documentatie moet wel voortdurend bijgewerkt zijn. Je kan dan vrij snel reageren op de controle aanvraag. Indien je niet over zo’n dergelijk overzicht beschikt, dan is het verzoek van Microsoft een goed begin hiervan. De doorlooptijd van een inventarisatie kan variëren, afhankelijk van de bedrijfsgrootte, en kan vaak twee of meer werkdagen duren. Vergeet niet dat je alle licenties moet aantonen! Jouw IT dienstverlener kent vermoedelijk al wat er moet gebeuren en kan helpen met advies en assistentie en eventueel het gehele SAM proces voor je uitvoeren.
  • Na het eerste contact ontvang je een Excel bestand. In dit bestand moet je alle informatie voor elk product invoeren en het bestand daarna weer opsturen naar Microsoft.
  • Microsoft zal contact met je opnemen na ontvangst van dit document en zal een evaluatie afgeven. Ze informeren je of je te veel of te weinig licenties hebt en of de SAM-audit hiermee voltooid is. Soms is er nog een tussenstap met vragen, bijvoorbeeld om uit te leggen waarom je voor een programma slechts een bepaald aantal licenties hebt maar een hoger aantal voor andere software. Nogmaals, maak je geen zorgen. Rechtvaardig je keuze van de software. Als je daadwerkelijk te weinig licenties hebt, dan hoef je alleen de ontbrekende licenties te kopen om zo het te kort aan te vullen. Maar als je niet reageert, behoudt Microsoft het recht om een audit te laten uitvoeren door een externe partij waarmee jij een boete riskeert en de kosten van auditing in rekening gebracht krijgt.

Waarom kan Microsoft een licentie audit verplichten?

Wanneer je jouw Microsoft producten bestelt dan ga je akkoord met de EULA  (de End User License Agreement). Dat is die hele lap tekst die de meeste mensen blind doorscrollen en er dan akkoord mee gaat. Bovendien, als je een volume overeenkomst hebt, dan heeft het software bedrijf het recht om een controle te eisen. Een soortgelijke bepaling is opgenomen in de EULA. Naast Microsoft kan ook de Business Software Alliance (BSA), een wereldwijde organisatie voor de belangen van de software industrie, dergelijke controles uitvoeren. De BSA doet dit onder andere voor het bedrijf Adobe, Autodesk, Microsoft en nog veel meer. Deze verzoeken zijn, in tegenstelling tot Microsoft’s SAM-audit, aanzienlijk scherper geformuleerd. Blijf ook dan kalm en neem in ieder geval contact op met je IT afdeling of IT dienstverlener.

Waarom dan een volume licentie ondanks dergelijke SAM-audits?

Aangezien volumelicenties wel een aantal grote voordelen hebben, zoals:

  • Vereenvoudiging van het inkoopproces, je wint transparantie.
  • De kosten kunnen worden verminderd door bundeling van software.
  • Je krijgt meer gebruikersrechten zoals soms het recht op nieuwe versies.
  • Het is voor sommige toepassingen noodzakelijk (bijvoorbeeld voor Office op de Terminal Server of voor Exchange Server Licenses).

Het beste advies dat we je kunnen geven is om te zorgen dat je licenties altijd op orde zijn en je altijd een actueel overzicht hebt. Bespreek dit met je IT afdeling of IT dienstverlener. Mocht er een SAM-audit langs komen dan is dit snel en eenvoudig te doorlopen.

Heb je al een SAM verzoek ontvangen of wil je meer informatie? Neem contact met ons op voor advies!