Klaar om over te stappen op Office 365?

De meeste bedrijven zijn inmiddels overtuigd van de voordelen die Office 365 hen te bieden heeft. Maar is jouw organisatie klaar voor een overstap? Aan de hand van de 5 punten in deze blog kun je dit gemakkelijk bepalen. Kom goed beslagen ten ijs!

1. Neem je internetconnectiviteit onder de loep

Met een clouddienst als Office 365 is een solide internetverbinding erg belangrijk. Controleer daarom of jouw connectiviteit geheel in orde is voordat je de overstap maakt. Daarmee vermijd je een situatie waarin de verbinding hapert en je medewerkers de voordelen van Office 365 in twijfel gaan trekken. Laat je goed adviseren over de capaciteit die nodig is voor het aantal gebruikers en de Office-365-apps die je wenst te gebruiken naast de bandbreedte die dagelijks reeds wordt gebruikt.

2. Voer relevante procesveranderingen door

Denk je dat de workflow van Office 365 geen geheimen meer voor je kent? Hoewel veel elementen je als Microsoftgebruiker bekend zullen voorkomen, zijn enkele zaken toch anders. Realiseer je dat dit impact kan hebben op je infrastructuur én medewerkers. Verzend je bijvoorbeeld een zware bijlage naar een (grote) groep mensen op kantoor, dan veroorzaakt dit waarschijnlijk een piek in je bandbreedtegebruik. Je werkt namelijk niet op een lokale mailserver, waarbij de e-mail binnen het gebouw blijft; Office 365 zorgt ervoor dat je bijlage het wereldwijde web opgaat, waarna iedere gebruiker hem apart downloadt.

Hoe je dit oplost? Door je personeel te leren om geen bijlages, maar links te versturen die verwijzen naar een bestand op SharePoint of OneDrive. Zo kun je ook andere kleine wijzigingen doorvoeren die zorgen voor een productiviteits- en efficiëntieslag. Daarmee zullen je medewerkers een groter vertrouwen hebben in Office 365. Weinig moeite, waardevolle resultaten!

3. Train je personeel op samenwerken

Het sleutelwoord binnen Office 365 is ‘samenwerking’. De applicaties stellen informatie eenvoudig beschikbaar aan gebruikers, ongeacht hun locatie. Dit wordt natuurlijk pas echt waardevol wanneer je personeel hiermee om weet te gaan. Laat je medewerkers daarom middels online (video)vergaderingen, sociale communicatie en gedeelde documenten zien op welke wijze Office 365 samenwerkingen kan ondersteunen. Organiseer bijvoorbeeld eens een workshop of (online)training. Wil je optimale resultaten behalen, wijs dan een interne Office-365-kampioen aan die de kansen en mogelijkheden niet alleen uitlegt, maar ook promoot binnen je organisatie.

4. Configureer een passende beveiliging

Op het gebied van veiligheid overtreft Office 365 het gemiddelde kleine bedrijfsnetwerk. Dat neemt niet weg dat je de nodige aandacht moet besteden aan het begrijpen van de behoeftes van jouw organisatie en het configureren van een passende beveiliging. Tref bijvoorbeeld maatregelen om ervoor te zorgen dat niet iedereen binnen je bedrijf toegang heeft tot alle documenten; vertrouw gevoelige informatie alleen toe aan specifieke gebruikers. Dit is ook belangrijk met het oog op de eisen die de privacywetgeving aan je bedrijf stelt. Kortom, denk van tevoren goed na over een toegangsbeleid en besef dat dit continu aan verandering onderhevig is. Beoordeel en update het daarom regelmatig!

5. Controleer de compatibiliteit met bestaande software

Evalueer eens welke huidige applicaties onmisbaar zijn voor het dagelijkse reilen en zeilen van je organisatie. Alleen door een compatibiliteitsanalyse van de volledige omgeving te maken kun je een stress-vrije, succesvolle migratie realiseren. Nadat je bent overgestapt op Office 365, moet alles binnen je bedrijf nog steeds even soepel verlopen; er mag geen sprake zijn van onverwachte onderbrekingen of vertragingen die je klanten en medewerkers frustreren. Bekijk en beoordeel daarom alles: van marketinghulpmiddelen tot maatwerkprogramma’s!

Sinds enkele jaren kan Office 365 op globaal niveau met recht de snelst groeiende cloudoplossing worden genoemd. Miljoenen zakelijke gebruikers kunnen inmiddels niet meer zonder. Ook voor jouw organisatie is Office 365 hoogstwaarschijnlijk een uitstekende oplossing. Maar wil je er het maximale uit halen en risico’s beperken, dan is het belangrijk om van tevoren maatregelen te treffen en een ervaren partner in de arm te nemen.