‘File Sync and Share’: meer productiviteit met bestanden in de cloud

Wil je de communicatie en samenwerking tussen medewerkers verbeteren en de teamproductiviteit verhogen? Kies dan voor ‘File Sync and Share’ (FSS). Met dit type cloudoplossing kun je bestanden synchroniseren en delen in de cloud.

Er zijn voldoende betaalbare FSS-oplossingen beschikbaar voor mkb-bedrijven. Kies dus niet voor een product dat bedoeld is voor persoonlijk gebruik. Hiermee vergroot je het risico op dataverlies en downtime aanzienlijk! Office 365, OneDrive, Box.com en Nextcloud (een opensource-variant) zijn betere opties. Deze bieden productiviteitstools, databescherming en een gebruiksvriendelijke interface.

Vraag je je af waarom je deze investering zou doen? In deze blog laten we zien hoe je de productiviteit op 3 manieren kunt verhogen middels het synchroniseren en delen van bestanden in de cloud.

1. Overal en altijd toegang tot bestanden

‘Mobiel’ is tegenwoordig het sleutelwoord. Veel mensen werken vanuit huis of onderweg. Met een FSS-oplossing hebben medewerkers toegang tot documenten vanuit elke locatie en vanaf ieder apparaat. Vroeger moesten bedrijven speciaal een VPN-netwerk opzetten om gebruikers op afstand te kunnen laten inloggen op het bedrijfsnetwerk. Nu is dat gelukkig niet meer nodig. Veilige FSS-bedrijfsoplossingen synchroniseren data in de cloud via eenvoudig te installeren apps. Hierdoor zijn gebruikers in staat om hun documenten gemakkelijk te openen wanneer ze willen werken

2. Eenvoudiger samenwerken

FSS-oplossingen bieden geavanceerde mogelijkheden die de samenwerkingsopties van e-mail doen verbleken. Per e-mail kun je bijvoorbeeld geen grote bestanden delen. Bovendien vertraagt het zoeken naar relevante berichten in de dagelijkse e-mailstroom het samenwerkingsproces aanzienlijk. FSS-oplossingen zorgen ervoor dat meerdere gebruikers gemakkelijk kunnen samenwerken aan één (groot) document. Dit is op een enkele locatie opgeslagen, waardoor het onmogelijk is om aan een verouderde versie te werken.

Daarnaast kunnen gebruikers instellen wie het document mag bewerken. Veel FSS-oplossingen bieden tevens de mogelijkheid om te zien wie een document heeft geopend en bewerkt. Ben je het niets eens met wijzigingen die een andere gebruiker heeft aangebracht, dan kun je het document vaak eenvoudig terugzetten naar een eerdere versie.

3. Bescherming tegen dataverlies middels versiebeheer

Versiebeheer zorgt er in de eerste plaats voor dat data goed beschermd zijn. Daarnaast kan het de workflow stroomlijnen en de productiviteit verhogen op 2 manieren:

• Gebruikers kunnen beschadigde of verwijderde bestanden snel herstellen zonder hiervoor een helpdesk te hoeven inschakelen. Het is dus mogelijk om met minimale downtime door te werken aan bestanden;
• De helpdesk wordt flink ontlast, omdat gebruikers een herstel zelf kunnen uitvoeren. Daardoor kan de IT-afdeling zich richten op projecten die strategischer van aard zijn.